Отчетность по персоналу

Отчетность по персоналу

Ведение обязательного персонифицированного учета на предприятиях предполагает регулярную подготовку отчетности по персоналу с последующей сдачей отчетов в пенсионный и налоговый органы. Отчетность по персоналу состоит из таких обязательных документов:

• Формы СЗВ-1, имеющей сведения о стаже и уже начисленных взносах. Подается не всегда, а в случаях возникновения предпосылок (назначение досрочной пенсии, выделение отдельного периода по уходу за детьми).

• Формы СЗВ 4-2, включающей информацию о начисленных взносах и стаже. Предоставляется в случаях, если за определенный период не возникало предпосылок для назначения срочных трудовых пенсий.

• Формы АДВ-11, включающей информацию об уплате обязательных взносов на пенсионное страхование.

• Формы АДВ -6-1, являющейся описью подаваемых документов в отчетности по персоналу.

• Кроме того, в контролирующие государственные органы подается список персонала, оформленный в произвольном порядке.

Законодательство определяет ежеквартальную сдачу отчетности по персоналу. Это обязанность всех юридических лиц, работающих во всех сферах промышленности, торговали и услуг, даже в периоды простоев и нулевой финансовой деятельности.

Часть компаний содержит штатных сотрудников, отвечающих за ведение персонифицированного учета и, соответственно, составление отчетности. Как правило, в небольших организациях это нецелесообразно с экономической точки зрения. Поэтому более выгодно обратиться в нашу компанию. Мы вовремя подготовим документацию, составим отчетность по персоналу без ошибок и подадим ее на проверку, соблюдая определенные законодательством сроки.

Отчетность по персоналу

Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «Я Бизнесмен», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать

Данная ошибка возникла в результате обработки сервером Вашего запроса.

Если Вы считаете, что это ошибка сервера свяжитесь с нами

Центральный офис в Воронеже:

Филиал в Москве:

Все права на материалы и новости, опубликованные на сайте innoros.ru, охраняются в соответствии с законодательством РФ. Допускается цитирование оригинального материала без согласования с редакцией, с обязательной прямой гиперссылкой на страницу с которой материал заимствован.

©2009-2018 «Агентство инноваций и развития экономических и социальных проектов»

Отчетность кадровика

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 1

В должностных инструкциях кадровиков все чаще встречается обязанность заполнять и сдавать статистическую отчетность по кадрам предприятия, предусмотренную законодательством. К таким основным отчетам относятся:

— форма N П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», которую должны представлять все организации (и их обособленные подразделения), не являющиеся субъектами малого предпринимательства ;

— форма N 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности». Эту форму сдают только те компании, которые попали в перечень организаций, составленный территориальным органом Росстата . Они не представляют сведения по форме N П-4.

Для субъектов малого предпринимательства предусмотрена форма статотчетности N ПМ, утвержденная Постановлением Росстата от 12.01.2007 N 4.

Организациям, попавшим в перечень, сообщат об этом органы статистики в официальном письме.

Наша статья поможет вам заполнить обе формы без ошибок.

Начиная с отчета за 2007 г., сдается новая форма N П-4, утвержденная Постановлением Росстата от 09.06.2007 N 46. Принципиальных отличий от предыдущей она не содержит , поэтому Порядок заполнения этой отчетности (далее — Порядок) остался прежним (утв. Постановлением Росстата от 20.11.2006 N 69).

За 2006 г. и в течение 2007 г. необходимо было представлять форму N П-4, утвержденную Постановлением Росстата от 28.06.2006 г. N 28.

Справка. Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации.

Если она превышает 15 человек, то фирма обязана представлять отчет по форме N П-4 ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. При этом разд. 2 и 3 отчета заполняются нарастающим итогом за квартал, полугодие и 9 месяцев.

Если же средняя численность работников 15 человек и меньше, то отчет (состоящий из титульного листа и разд. 1) надо сдавать ежеквартально нарастающим итогом (то есть за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год) также не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом. Разделы 2 и 3 формы N П-4 такие организации заполняют только при сдаче отчета за год.

Заполняем титульный лист

При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:

— отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 г.». А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь — декабрь 2007 г.»;

— наименование организации. Здесь следует указать полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и рядом в скобках — сокращенное. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;

— почтовый адрес. Не забудьте указать также почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ;

— код по ОКПО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

Раздел 1. Численность, начисленная заработная плата

работников и отработанное время

Заполнение этого раздела начинается с проставления в графах А и В наименования и кодов видов деятельности по ОКВЭД. Эти данные следует брать из Приложения 4 к Порядку заполнения формы.

Далее заполняются графы 2, 3 и 4. В них указываются среднесписочная численность работников за отчетный период, средняя численность внешних совместителей и лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, соответственно. А в графе 1 пишется средняя численность работников, то есть сумма значений, указанных в графах 2, 3 и 4.

Обратите внимание: все сведения по графам указываются отдельно по видам деятельности (в строках 02 — 11), а в строке 01 пишется сумма этих значений. Забегая вперед, отметим, что такое правило действует и при заполнении других граф.

Переходим к графам 5 и 6. Все организации заполняют их нарастающим итогом с начала года. Здесь приводятся данные по количеству отработанных человеко-часов по основному списочному составу и по внешним совместителям соответственно. Рассчитать их несложно: количество работников следует умножить на число отработанных часов.

При расчете учитываются фактически отработанные часы (в том числе сверхурочные, отработанные в праздники и выходные и в служебных командировках).

В отработанные человеко-часы не включается:

— время нахождения работников в отпусках;

— время внутрисменного простоя;

— часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка;

— часы сокращения продолжительности работы несовершеннолетних лиц;

— время участия в забастовках;

— другие случаи отсутствия работников на работе (независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет).

При заполнении сведений о фонде заработной платы (графы 7, 8, 9 и 10) нужно учесть, что все данные по выплатам приводятся за отчетный период с учетом НДФЛ и независимо от срока выплаты начисленных сумм и источника их выплаты.

Теперь более подробно пройдемся по заполнению самих граф.

В графе 8 указываются данные о фонде оплаты труда работников списочного состава.

Он состоит из следующих выплат:

1. Оплаты за отработанное время. Сюда входит заработная плата в денежной и неденежной формах (в том числе по тарифным ставкам, по сдельным расценкам), доплаты и надбавки за квалификационный разряд, премии и вознаграждения, имеющие систематический характер и т.д. Полный перечень таких выплат содержится в п. 95.1 Порядка.

2. Оплаты за неотработанное время, в частности, оплаты основных и дополнительных отпусков, оплата времени вынужденного прогула и др. (см. п. 95.2 Порядка). Обратите внимание: начисления за ежегодные и дополнительные отпуска включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. То есть суммы, причитающиеся работникам за дни отпуска в следующем месяце, учитываются именно в будущем периоде.

3. Единовременных поощрительных и иных выплат. К ним относятся единовременные премии и вознаграждения независимо от источников их выплаты, единовременное вознаграждение за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, денежная компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты, перечисленные в п. 95.3 Порядка.

4. Оплаты питания и проживания, имеющей систематический характер. Это, например, оплата стоимости бесплатного питания и продуктов в соответствии с законодательством РФ или суммы продовольственной компенсации; оплата стоимости бесплатно предоставленных работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации жилых помещений и коммунальных услуг или суммы соответствующего денежного возмещений (компенсации) и т.п. Полный перечень содержится в п. 95.4 Порядка.

Смотрите так же:  Новое в тк рф увольнение за прогул

Справка. Несколько слов о выплатах, произведенных в неденежной форме (товарами, услугами). Они учитываются в фонде оплаты труда по рыночной стоимости этих товаров и услуг. Если же товары (услуги) предоставлялись по ценам ниже рыночных, то необходимо учесть материальную выгоду, которую получат работники. Она рассчитывается как разница между рыночной ценой товаров и фактически уплаченной суммой.

Графа 9 предназначается для данных по выплатам внешним совместителям.

А в графе 10 показываются сведения по выплатам лицам несписочного состава, а именно:

— лицам, выполнявшим работы по договорам гражданско-правового характера. Здесь сведения о выплатах следует брать из смет по договору и платежных документов;

— лицам, с которыми не были заключены гражданско-правовые договоры (переводчикам, авторам опубликованных статей, лекторам и т.п.);

— освобожденным профсоюзным работникам;

— уволенным работникам, которым начислили зарплату с задержкой. В графе 7 все значения из граф 8, 9 и 10 суммируются.

Сведения по выплатам социального характера проставляются в графе 11. Это суммы по предоставленным работникам социальным льготам (на лечение, отдых, проезд, трудоустройство). Некоторые из таких выплат перечислены в п. 98 Порядка. Отметим, что пособия из государственных социальных внебюджетных фондов сюда не включаются. И последнее: данная графа (как графы 5 и 6) также заполняется нарастающим итогом с начала года.

Справка. В п. 99 Порядка приведен полный список выплат, которые не учитываются в фонде заработной платы и в выплатах социального характера. Перечислим их:

— ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— пособия и другие выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов. К ним относятся пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, оплата санаторно-курортного лечения и оздоровления работников и их семей, страховые выплаты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств организации в соответствии с законодательством;

— взносы, уплачиваемые за счет средств организации по договорам добровольного пенсионного страхования работников (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами);

— выплаты, производимые страховыми организациями по договорам личного, имущественного и иного страхования;

— доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (дивиденды, проценты и т.д.);

— авторские вознаграждения, выплачиваемые по договорам на создание и использование произведений науки, литературы и искусства, а также вознаграждения авторам открытий, изобретений и промышленных образцов;

— стоимость бесплатно выданных форменной одежды, обмундирования, остающихся в личном постоянном пользовании, или денежная компенсация вместо их выдачи, сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам;

— стоимость выданных спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания или возмещения затрат работникам на приобретение ими спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты в случае невыдачи их администрацией;

— расходы на командировки, полевое довольствие в пределах и сверх норм, установленных законодательством;

— расходы на подбор персонала;

— представительские расходы (без оплаты услуг переводчиков);

— компенсация работнику материальных затрат за использование личного транспорта и другого имущества в служебных целях;

— расходы при переезде работников на работу в другую местность и по обустройству на новом месте жительства. Оплата стоимости проезда работнику и членам его семьи в случае переезда из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора. Единовременное пособие, оплата стоимости проезда и отпуска для обустройства на новом месте лицам, заключившим трудовые договоры о работе в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

— денежная компенсация в соответствии с законодательством Российской Федерации гражданам, выезжающим из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, за освобождаемое жилье по месту сдачи жилища и расходы, возмещаемые в связи с выездом работников из этих районов;

— расходы на оформление и выдачу паспортов и виз;

— расходы (включая стипендии) на подготовку и переподготовку работников, обучающихся в образовательных учреждениях, связанных с производственной необходимостью, на основе договоров между организацией и образовательным учреждением, получившим государственную аккредитацию (имеющим государственную лицензию), а также оплата проезда обучающихся работников к месту нахождения образовательного учреждения и обратно; стипендии по ученическому договору на профессиональное обучение;

— выплаты женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком и не включаемым в среднесписочную численность работников;

— денежное довольствие военнослужащих;

— выплаты неработающим пенсионерам, членам семей погибших (умерших) работников;

— государственные научные стипендии за счет бюджетных средств;

— стипендии, полученные работниками за счет грантов, предоставленных международными или иностранными некоммерческими и благотворительными организациями;

— возвратные заемные денежные средства, выданные организацией работнику, сумма материальной выгоды, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами;

— безвозмездные субсидии, предоставленные работникам на строительство или приобретение жилья;

— суммы, уплаченные за работников организацией в порядке погашения заемных денежных средств, выданных работникам на жилищное строительство, приобретение жилья, обзаведение домашним хозяйством;

— разница между рыночной стоимостью квартиры, реализованной организацией работнику, и суммой, уплаченной работником;

— стоимость жилья, переданного в собственность работникам.

Раздел 2. Использование рабочего времени

Весь этот раздел заполняется нарастающим итогом с начала года. При этом все показатели указываются без выделения по видам деятельности. Забегая вперед, отметим, что это правило актуально и для разд. 3.

Итак, заполняем строку 12. В ней отражаются данные по списочной численности лиц, работавших неполное рабочее время по инициативе работодателя.

Для заполнения строки 13 следует рассчитать количество часов, которое не отработали лица, переведенные по инициативе работодателей на неполное рабочее время. В расчет включаются только дни возможной работы (то есть за исключением времени отпуска, дней болезни, выходных и праздников).

В строках 14 и 15 показывается количество работников, отправленных в отпуска администрацией компании без сохранения или с частичным сохранением заработной платы. А в строках 16 и 17 отражается сумма всех дней таких вынужденных отпусков по всем работникам.

В следующих двух строках приводят данные по отпускам без сохранения зарплаты по закону или по собственному желанию. В строке 18 ставится количество работников-отпускников, а в строке 19 — общее число дней такого отпуска.

Внимание! При заполнении строк 12, 14, 15 и 18 действует одно правило: если работник в течение отчетного периода несколько раз переводился на неполное рабочее время или больше раза уходил в отпуск, то этот работник учитывается один раз — как целая единица до конца года.

Строка 20 предназначена для отражения сведений о количестве дней, пропущенных по болезни работниками из списочного состава. Естественно, все они должны быть подтверждены листками нетрудоспособности. Если больничных листков нет, то в эту строку данные о пропущенных днях не включаются.

Раздел 3. Движение работников

В строке 21 показывается количество принятых на работу лиц. Документальным основанием при заполнении этой строки будут служить приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Если в отчетном периоде в компании произошла реорганизация, расширение производства и другие события, которые поспособствовали возникновению новых рабочих мест, то в строке 22 отражается число вновь принятых работников на эти места.

Кстати, если организация только образовалась , то она ставит в строках 21 и 22 одинаковые данные по всем своим работникам. Ведь образование предприятия — это тоже событие, при котором создались новые рабочие места.

Если организация создана на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений, то она не относится к вновь созданным.

В строке 23 отражаются показатели по лицам, оставившим работу в организации. Основания могут быть любые: будь то соглашение сторон или переход на выборную должность, вплоть до смерти работника.

При заполнении строк 21 — 23 стоит помнить, что три категории работников здесь не учитываются:

— лица, работающие по специальным договорам с государственными организациями (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);

— лица, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера.

Строки 24, 25 и 26 конкретизируют данные, указанные по строке 23. В них ставится число работников, выбывших из организации по разным причинам: по сокращению численности работников (строка 24), в связи с массовым увольнением (строка 25) и по собственному желанию (строка 26).

Критерии массового увольнения могут быть зафиксированы в отраслевых или территориальных соглашениях.

Смотрите так же:  Пд-4 госпошлина в суд

Обратите внимание: формулировка «по собственному желанию» в данной ситуации означает не только увольнение работника согласно п. 3 ст. 77 ТК РФ, но и в следующих случаях:

— избрание на должности, замещаемые по конкурсу;

— переезд в другую местность (перевод супруга в другую местность, за границу);

— зачисление в образовательное учреждение, аспирантуру или клиническую ординатуру;

— выход на пенсию;

— уход за больными членами семьи или инвалидами I группы;

— увольнение по собственному желанию беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет).

Для заполнения строки 27 нам пригодится списочная численность на последнее число месяца отчетного периода. На эту же дату в строке 28 указывается количество вакантных рабочих мест по штатному расписанию. При этом вакансия на полставки учитывается в строке как 0,5. Если на одно рабочее место приняты сразу два работника, то в списочной численности они учитываются как два человека, а в среднесписочной — по отработанному времени. При их одновременном увольнении появится одно вакантное место. Если же будет уволен только один из таких работников, то вакантного места не возникнет.

И в заключение по строке 29 указывается количество работников, намеченных к высвобождению.

Несколько слов о форме N 1-Т

Эта форма отчетности, утвержденная Постановлением Росстата от 28.06.2006 N 28, годовая. Ее представляют до 20 января года, следующего за отчетным.

Правила заполнения этой формы (утв. Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56) идентичны с формой N П-4. Различие — только в составе отчета. Форма N 1-Т состоит всего из двух листов: адресной части (титульного листа) и непосредственно из раздела, в котором отражаются сведения по работникам и заработной плате. Данные в этом отчете также указываются раздельно по видам предпринимательской деятельности.

Справка. Постановлением Росстата от 09.06.2007 N 46 утверждено, что форма N 1-Т за 2008 г. остается без изменений.

«Общие особенности» заполнения и представления

форм N П-4 и N 1-Т

Перечислим некоторые моменты, актуальные при заполнении и сдаче обеих форм отчетности:

1. Общее правило представления статотчетности следующее: отчеты сдаются по месту расположения организации. Если же фирма зарегистрирована в одном субъекте, а деятельность осуществляет в другом, то представлять отчетность нужно будет по месту осуществления деятельности.

2. Несколько слов о сдаче отчетности организациями с обособленными подразделениями. Состав их статистической отчетности будет зависеть от места расположения этих подразделений. Если они находятся в одном субъекте РФ, как и головная организация, то в территориальный орган статистики сдается один отчет по всей организации в целом (включая данные по всем подразделениям). Если же обособленные подразделения расположены в других субъектах России, то головная организация должна сдать два отчета: один — с данными по всему юридическому лицу (с учетом сведений по подразделениям) и второй (на отдельном бланке) — по организации в целом, но за исключением данных по обособленным подразделениям из других субъектов. При этом сами подразделения обязаны подать свои статистические сведения по месту своего нахождения.

3. При заполнении строк по видам деятельности работники вспомогательных и административных служб (бухгалтерия, кадровики, управленцы, уборщицы, охранники и т.п.) учитываются по основному виду деятельности организации. Также по основному виду деятельности учитываются работники, занятые капитальным ремонтом основных средств. Работники, занятые в строительстве хозяйственным способом, учитываются в строительстве.

4. Если некоторые работники занимаются несколькими видами деятельности, относящимися к разным кодам ОКВЭД, то сведения по ним указываются по той деятельности, которой они занимались большее количество времени.

5. Этот пункт будет важен для фирм, торгующих в розницу. Если наряду с торговлей пищевыми продуктами в магазинах продаются и непродовольственные товары, то численность и заработная плата работников отражается по кодам 52.11.1 (розничная торговля в неспециализированных магазинах замороженными продуктами) или 52.11.2 (розничная торговля в неспециализированных магазинах незамороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями). В неспециализированных магазинах, торгующих в основном непродовольственными товарами, сведения о работниках указываются по коду 52.12 (прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах).

6. Сведения о заработной плате и выплатах социального характера указываются в тысячах рублях с одним десятичным знаком.

Пример. Приведем пример заполнения отчета по форме N П-4 за декабрь 2007 г.

ООО «Пресса» издает книги, 3 периодических журнала и газету. Организация зарегистрирована по адресу: 140200, Московская область, г. Воскресенск, ул. Победы, д. 16. Обособленных подразделений она не имеет.

В таблице 1 и ниже приведены сведения, необходимые для заполнения формы N П-4 за декабрь 2007 г.

Данные на 31 декабря 2007 года по организации

Кадровая отчетность в 2018 году: календарь кадровика

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2018 году

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом ФМС России от 28.06.2010 № 147.

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Ежемесячные отчеты кадровика в 2018 году

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Организации, в которых числится более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Правила его заполнения прописаны в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Ежеквартальные отчеты

Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-ого числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

Смотрите так же:  Нормативно-правовой документ содержащий общие требования по безопасности

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Отметим, что при увольнении сотрудника или его намерении уйти в отпуск этот документ необходимо направить в ПФР в трехдневный срок со дня обращения работника с заявлением. Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 20 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, что согласно Приказу Росстата от 04.08.2018 № 485, срок подачи переносится на 21 января 2019 года. При этом если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Периодические отчеты

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. Так, в 2018 году некоторым потребуется сдать форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), срок предоставления — до 30 ноября. Отчет и правила его заполнения утверждены Приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

Еще один нерегулярный отчет — форма № 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены Приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2018 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Кадровая отчетность предприятия

Любая фирма, у которой есть наемные работники, должна заниматься ведением определенной документации. Стоит отметить, что данный процесс является достаточно трудоемким, так что в больших предприятиях для этого нанимаются специальные сотрудники кадровой службы. Именно они отвечают за полноту и точность всех отчетов, предусмотренных нормативными актами.

Если же порядок ведения отчетности кадровой службы нарушается, то работодатель несет ответственность за это. Для того чтобы избежать серьезных штрафных санкций, нужно с ответственностью относиться к подобной документации, или же искать другие пути выхода из данной ситуации (например, обратиться к профессиональному кадровому агентству).

В чем суть отчетности кадровой службы

Вся суть деятельности кадровой службы непрерывно связана с кадровым делопроизводством. Оно является системой управления персоналом компании, что обеспечивает бесперебойный оборот документации, связанной с сотрудниками предприятия, информацией об их перемещении внутри фирмы, учетом рабочего времени специалистов, их приемом на работу, увольнением и так далее.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель обязан:

формировать личные дела сотрудников предприятия;

оформлять справки, больничные листы и заявления;

заниматься подготовкой кадровых приказов;

разрабатывать табеля учета рабочего времени;

подавать периодические отчеты по персоналу и так далее.

На основании статистических данных, что подаются делопроизводителем в определенные государственные органы, формируется информация о средней заработной плате, уровне занятости и т. д. по стране и регионе.

Основные изменения в кадровых службах современных компаний

Со временем кадровая служба большинства предприятий претерпела множество изменений. Если раньше основная задача таких сотрудников сводилась к тому, чтобы заниматься исключительно документами, связанными с сотрудниками фирмы, то теперь их функциональные обязанности стали намного более широкими. Как правило, опытные кадровики совмещают функции:

HR компании. Они размещают информацию о вакантных должностях предприятия, занимаются рассмотрением анкет и резюме кандидатов, оформляют положение о приеме на работу, составляют трудовые договора, проводят аттестацию сотрудников и так далее. Также они занимаются ведением всех тех документов, связанных с персоналом компании, которые должны быть на каждом предприятии (трудовые договора, трудовые книжки, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и многие другие);

бухгалтера по зарплате. Именно на кадровиков сейчас часто ложатся все расчеты, связанные с оплатой труда. Сюда входит не только начисления заработной платы, но также учет больничных, отпускных, заполнение отчетов по единому социальному налогу и различных отчислений из зарплаты;

специалиста, который ведет кадровую статистическую отчетность.

Когда наступает ответственность за нарушение трудовой отчетности

На работодателей может быть наложена административная ответственность, в случае, если:

  • был нарушен порядок сбора, хранения, использования и распространения информации о наемных работниках;
  • компания не устранила административные правонарушения, выявленные ранее;
  • имеет место воспрепятствование деятельности инспекторов в сфере труда, а также неповиновение законным распоряжениям должностных лиц;
  • в государственный орган не подавали сведения, предусмотренные законодательством (периодические отчеты и другая информация).

Большинство из таких нарушений можно обнаружить в результате проверки компании.

Основания для проведения инспекции

Инспекторы в сфере труда могут прибыть на предприятие как для плановой проверки, так и внеплановой ревизии. Основаниями для проведения последней могут быть:

  • несчастные случаи на производстве;
  • обращение профсоюза, или работников предприятия о нарушении их прав;
  • информация из правоохранительных органов.

Какие есть изменения в кадровой отчетности в 2017 году

Cтоит отметить, что трудовое и налоговое законодательство больше всего подвержено различным изменениям. При этом очень важно постоянно следить за всеми нюансами, ведь несоблюдение норм ведет к различным штрафам и санкциям.

Текущий год принес много коррективов, которые касаются:

оформления трудовых книжек (печать в них теперь ставить не обязательно);

упрощения кадрового учета в микропредприятиях (значительно уменьшается количество необходимой документации);

оценки квалификации сотрудников (теперь она становится платной);

введения в действие электронных больничных;

увеличения минимальной зарплаты;

оплаты сверхурочных, а также многого другого.

Таким образом, кадровая отчетность в 2017 году будет немного отличаться от той, что была раньше.

Какие есть способы ведения трудовой отчетности

Есть три основных варианта, как решить проблему с кадровой отчетностью за месяц, а также другой документацией:

нанять кадрового специалиста (или целую службу);

передать данную обязанность для компании-аутсорсера;

не нанимать персонал вообще (воспользоваться услугой аутстаффинга или аренды сотрудников), так что кадры будут числиться не в вашем штате, а в штате у фирмы-посредника, хотя и будут выполнять для вас всю необходимую работу.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества. При этом многие предприятия все чаще отказываются от традиционного первого варианта в пользу более прогрессивных методов управления наемными сотрудниками.

Аутсорсинг персонала. В чем преимущества для компании

По своей сути он является передачей части обязанностей и задач для определенной фирмы. Именно она теперь и будет выполнять все обязанности, связанные с подбором и управлением сотрудниками. Подобное решение позволит вам:

  • нанять необходимых работников в сжатые сроки;
  • воспользоваться готовым решением определенного вопроса (вы поставите перед компанией-аутсорсером цель, после чего получите конечный результат);
  • уменьшить нагрузку на кадровый отдел, отчего снижаются административные издержки.

Получается, что ведение трудовой документации полностью или частично перейдет на компанию посредника, что значительно сократит риск несоответствия трудовому законодательству.

Основные плюсы аутстаффинга персонала

С помощью внешнего менеджмента сотрудников вы можете вывести персонал за штат компании. Таким образом, поскольку не будет возникать никаких трудовых отношений между самим предприятием и наемными работниками, отпадает необходимость вести кадровую документацию по таким сотрудникам. К другим преимуществам услуги аутстаффинга можно отнести:

снижение издержек на кадровую и бухгалтерскую службу. Часто бывает так, что более выгодно воспользоваться внешним менеджментом персонала, чем нанимать собственных кадровиков. Особенно это касается небольших предприятий;

удобный процесс оформления иностранных работников;

отсутствие необходимости выплачивать выходное пособие для временных сотрудников;

уменьшение штата компании, благодаря чему вы сможете воспользоваться упрощенной системой налогообложения;

снижение правовой и юридической ответственности за сотрудников фирмы (она полностью или частично переходит к компании-аутстафферу);

экономию времени и сил менеджеров компании, так как у них не будет возникать необходимость сотрудничать с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС) по вопросам трудоустройства внештатных специалистов и так далее.

Таким образом, сочетание всех возможных вариантов управления персоналом позволит вам избежать проблем, связанных с ведением кадровой отчетности на предприятии.

Мы поможем оптимизировать ваши кадровые расходы

Наш специалист подготовит уникальное предложение для Вас